Бизнесу объяснили, зачем нужны финансовые резервы и автоматизация отчётности

По итогам 2023 года доля малого и среднего бизнеса в российской экономике составила 21,6%, а в абсолютных цифрах вклад в ВВП превысил 34,5 трлн рублей. Об этом сообщили в Минэкономразвития РФ

Замглавы ведомства Татьяна Илюшникова уточнила, что основной объём добавленной стоимости сформирован в обрабатывающей промышленности, в профессиональной, научной и технической сферах. Таким образом, МСП представляют собой один из важнейших секторов экономики. Тем временем успех отдельных предприятий зачастую по-прежнему зависит от опыта и интуиции собственника, потому что многие предприниматели не считают нужным налаживать полноценный управленческий учёт. Однако специалисты предупреждают, что управление бизнесом по наитию не может обеспечить устойчивое развитие, а для уверенности в завтрашнем дне руководству любой компании необходимо обладать полной картиной бизнес-процессов и вовремя получать объективные показатели деятельности. 

Управленческий учёт и формирование эффективной финансовой модели становятся тем более актуальными в период, когда общие экономические условия для малого и среднего бизнеса ухудшаются. Экстремально высокая ключевая ставка сделала кредиты практически недоступными для многих предпринимателей, общий объём долга МСП достиг 16 трлн рублей, а каждый четвёртый бизнесмен допускает закрытие своего дела в ближайшем будущем. На этом фоне важно максимально осторожно относиться к расходам и по возможности не допускать лишних финансовых потерь. 

О том, как не допустить кассовых разрывов, каким образом нужно правильно планировать бюджет компании, и почему модная в наши дни система фондов может привести к краху бизнеса, специалисты говорили на круглом столе «Эффективные и неэффективные техники финансового планирования в МСБ». Мероприятие, организованное сообществом профессиональных финансистов FAUDIX INSIDE и «Московской медиагруппой», прошло в Москве 14 ноября.

Грамотное планирование

Основатель консалтинговой компании и онлайн-школы FAUDIX Наталья Гусева заявила, что грамотное планирование сейчас является одним из важнейших условий выживания бизнеса. По её словам, каждое решение руководства в итоге отражается на состоянии бизнеса, и поставленное должным образом финансовое планирование позволяет сделать решения наиболее эффективными. Классическая система планирования основана на трёх отчётах: бюджетирование (долгосрочное планирование на срок более года), прогнозирование (планирование на срок менее года) и точечное финансовое планирование. Современные техники направлены на то, чтобы отказаться от системы трёх отчётов и максимально упростить планирование, основывая его только на самых базовых показателях. 

«Но такой механизм не даёт предпринимателю возможности видеть на более далёкую перспективу. Эта система сработает, если у бизнеса много денег и высокие прибыли. Но она не позволит заметить нехватку средств в оборотном капитале, заблаговременно осознать необходимость дополнительного финансирования или перехода на другой режим налогообложения. Создаётся иллюзия, что это полноценное планирование, но на самом деле планирование – значительно более сложный процесс, до которого доходят далеко не все предприниматели», — пояснила Наталья Гусева. Финансист подчеркнула, что, если дефицит средств был обнаружен слишком поздно, велик риск того, что никакие внутренние изменения уже не помогут избежать банкротства. Если у бизнеса нет возможности привлечь крупную сумму из внешних источников или достаточного времени, чтобы самостоятельно эти деньги заработать, предприятие может не выжить.

Изменения подходов

Основатель «Московской медиагруппы» Валерий Ивановский назвал главным выводом, сделанным по итогам круглого стола, необходимость изменения подходов к ведению бизнеса, определению его целей и результативности. 

«Необходимо помимо своей энергии максимально использовать экспертизу — например, специалистов в области управленческого учета. Сегодня бизнес — это больше риск, дерзание и прыжки в омут с головой, хотя при подходе к бизнесу с позиции знаний это будет увлекательное путешествие, полное результатов и положительных эмоций. Для того, чтобы он стал таким, необходимо значительно повысить уровень знания и понимания бизнес-процессов всеми, кто ведет своё дело. Дать это знание могут только профессиональные финансисты», — отметил Валерий Ивановский. Он констатировал, что круглый стол дал старт своего рода социальному проекту, в рамках которого опытные эксперты будут делиться своими знаниями с бизнесменами, которые хотят повысить результативность своих предприятий и благодаря грамотно поставленной системе планирования и учёта достичь желаемых целей.

Иллюзии

Владелец компании Finaverix Елена Аверичева объяснила разницу между системой резервов и системой фондов. В резерв можно направить деньги, которые являются чистой прибылью предприятия, свободны от всех обязательств и могут быть использованы на развитие. А в фондах могут числиться средства, которые ещё не заработаны. 

«Если предприниматель создаёт фонд дивидендов, он видит, какую сумму он в будущем сможет вывести из бизнеса, но такой фонд должен быть очень чётко просчитан. Потому что, если, допустим, какой-то объём средств направлен в фонд налогов или фонд зарплат, а потом приходится эти средства оттуда выводить из-за нехватки денег для других целей, это увеличивает количество затраченных человеко-часов. И предприниматель может пребывать в иллюзиях, что у него деньги есть, хотя на самом деле их нет. Так что фондирование – это скорее один большой минус», — резюмировала Елена Аверичева.

О рисках

Руководитель партнёрского направления ООО «Бизнес-Поддержка» Кристина Склярова рассказала, зачем бизнесу нужны банковские гарантии. 

«К банковским гарантиям в основном обращаются предприниматели, участвующие в коммерческих или государственных торгах. Эти гарантии помогают обеспечить исполнение обязательств и дают заказчику большую уверенность в том, что поставщик выполнит контракт в срок и в полном объёме», — отметила специалист. Она выразила удивление тем, какие высокие риски берут на себя многие предприниматели, заявляясь на крупные контракты без достаточных финансовых запасов. 

«Но многие мне на это отвечают: «кто не рискует, тот не пьёт шампанское». Хотя порой, взглянув на цифры, с которыми нам дают ознакомиться, действительно осознаёшь, что люди рискуют не только всем бизнесом, но и собственным имуществом и свободой. Мы сами к системе фондирования не прибегаем, потому что в основном занимаемся консультированием компаний, уже заключивших какие-либо контракты, направляем к ним более грамотных финансистов», — добавила Кристина Склярова.

Автоматизация финансового учёта

Руководитель направления автоматизации финансов ИТ-компании Wejet Ольга Костерина в беседе с «Московской газетой» отметила, что внедрение автоматизации финансового учёта позволяет сделать все бизнес-процессы более прозрачными, получать глубокий детальный анализ большого количества показателей и, в конечном счёте, выбрать правильное направление развития компании и получать отдачу от инвестиций. 

«Многие считают, что наладить автоматизацию – это сложно, хотя на самом деле это не так. Я по роду своей деятельности обучаю руководителей и сотрудников работе с такими системами, и в итоге оказывается, что автоматизация дисциплинирует сотрудников, а это идёт только на пользу компании. Но никаких особых сложностей там нет – бизнес-процессы внутри программы не противоречат бизнес-процессам, которые происходят в реальности», — пояснила Ольга Костерина. Для крупного и среднего бизнеса, у которого есть возможность сотрудничать с грамотным финансистом и наладить автоматизацию, вопрос о фондировании даже не стоит, потому что такой механизм признан абсолютно неэффективным, заключила эксперт.

Бюджеты

Финансист частной практики Наталья Хритоненкова перечислила несколько наиболее распространённых ошибок в финансовом планировании, которых предпринимателям стоит избегать. В частности, нередко бюджеты по отдельным проектам не включают в общую финансовую модель. Не обеспечивается полнота данных при формировании бюджета, в том числе не учитываются некоторые управленческие операции и искажаются ключевые показатели, не обеспечивается единство методологии при формировании бюджета и управленческом учёте. Всё это может привести к кассовым разрывам, перерасходу средств или, наоборот, формированию неиспользованных остатков. 

«Зачастую бюджет формируется сверху вниз, без реального понимания того, как компания будет его исполнять, или так называемым валовым методом, без разбивки по конкретным видам продукции, их объёму и цене за единицу товара. Ошибочным является и экстраполирование текущих показателей на будущее, а также отсутствие резервов, позволяющих покрыть непредвиденные расходы и нивелировать влияние тех или иных рисков – налоговых, конъюнктурных, валютных и прочих. Не способствует устойчивости компании отсутствие сотрудника, который бы отвечал конкретно за исполнение бюджета, и неготовность различных подразделений идти навстречу друг другу при нехватке средств ради защиты собственного отдельного бюджета», — сказала Наталья Хритоненкова.

Запас средств

Финансовый директор, специалист в сфере финансов с 20-летним опытом Наталья Авдонина порекомендовала предпринимателям всегда иметь некоторый запас средств на случай непредвиденных расходов, таких как необходимость ремонта оборудования, покрытие выпадающих доходов, возникших из-за невозможности кем-либо из клиентов в срок оплатить товары или услуги, либо необходимость срочно приобрести товар, предлагаемый с большой скидкой, но требующий немедленной оплаты. 

«Лучше всего заранее открыть в банке возобновляемую кредитную линию (ВКЛ), потому что это хороший инструмент, позволяющий брать деньги в любой момент, если их невозможно изъять из оборота. В момент, когда деньги понадобились, ВКЛ придётся оформлять долго, а если сделать это заблаговременно, можно договориться на более низкий процент или воспользоваться мерами поддержки для МСП. ВКЛ – это не целевой кредит на конкретные цели, а лимит, в рамках которого компания может брать любую сумму в любое время и потом возвращать её. Это очень хороший вариант, когда деньги нужны прямо сейчас», — пояснила Наталья Авдонина. Финансист согласилась с коллегами в том, что автоматизация финансового анализа и точность подсчёта показателей имеют определяющее значение для принятия верных управленческих решений.

Цифровые инструменты

Вопрос быстрого поиска дополнительных средств может заинтересовать многих бизнесменов и в связи с серьёзными налоговыми изменениями, о которых рассказала налоговый консультант, собственник бухгалтерского агентства Татьяна Сытник. Эксперт отметила, что в распоряжении ФНС уже находятся весьма продвинутые цифровые инструменты, позволяющие контролировать законопослушность налогоплательщиков, а санкции за нарушения становятся всё более серьёзными. 

«Цель ФНС — не гоняться за налогоплательщиками, добирая налоги, а создать такую систему, когда все сами будут их платить. Иными словами, ведомство предпринимает побудительные действия по уплате налогов, стимулируя бизнес обеляться и формируя привычку честно платить налоги. В этих условиях бизнесу нужно менять свою парадигму. Нужны новые действия и профессиональная команда для создания налогового планирования именно в той природе, в которой оно изначально закладывалось, а не в той, к которой привык бизнес, придумывая незаконные схемы ухода от налогов», — объяснила Татьяна Сытник. Цель ужесточения налогового контроля – обеспечение социальной справедливости, чтобы все экономические субъекты были равны перед законом и не могли обеспечивать себе конкурентное преимущество за счёт ухода от обязательных платежей. Оптимизировать свои расходы можно и законными методами, обращаясь за льготами от государства и используя наиболее выгодные налоговые режимы, но для этого нужны компетентные специалисты в сфере финансов, добавила эксперт.

Кадры

Финансист частной практики Юрий Кузьменков отметил, что в современном бизнесе всё меньше людей готовы брать на себя ответственность и, даже зная степень своего влияния на процесс, не желают хотя бы устно гарантировать достижение поставленных целей. 

«В финансовой сфере остро стоит проблема дефицита квалифицированных кадров. Действительно грамотные финансисты полностью загружены, не имеют возможности брать новых клиентов и даже не знают, кому их можно было бы передать, потому что коллеги, которым можно доверять, также работают с полной нагрузкой. Кадровая проблема очень многогранна. С одной стороны, сам бизнес часто не готов платить адекватные деньги хорошим специалистам. С другой, современное массовое сознание нацелено не на долгосрочную стратегию, а на быстрый результат. Информационное пространство, в том числе соцсети, формирует такое представление, что главное – заработать деньги, а аспект социальной пользы практически исчез. Я пока не могу сказать, как преодолеть эту проблему. Возможно, нужно больше работать с психологами и HR-специалистами, если они действительно грамотные и не только отбирают подходящие резюме, но и действительно работают с персоналом в направлении личностного роста, могут корректировать систему ценностей сотрудников», — поделился собеседник издания.